Để đảm bảo thuận tiện và hỗ trợ nhanh chóng nhân viên nhà thầu ra vào tòa nhà và đến các khu vực thực hiện công việc liên quan đến dịch vụ sửa chữa, bảo trì... hệ thống cơ điện của tòa nhà do Ban quản lý tòa nhà quản lý.

Ban quản lý tòa nhà (BQL) yêu cầu nhân sự các nhà thầu khi đến tòa nhà làm việc thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Nhà thầu đăng ký nhân sự làm việc tại tòa nhà. 

Để có tên nhân sự nhà thầu trong phiếu đăng ký làm việc hoặc/và quyền đăng nhập vào trang web quản lý dành cho nhà thầu. Nhà thầu đăng ký cung cấp thông tin nhân sự làm việc tại tòa nhà để BQL cập nhật nhân viên nhà thầu vào hệ thống.

Khi đăng ký nhà thầu gửi kèm bản scan giấy giới thiệu nhân sự do đại diện nhà thầu ký tên đóng dấu. Bản chính gửi cho BQL khi đến làm việc.

Bước 2: Trước khi vào dự án làm việc, yêu cầu thực hiện.

1. Đăng ký với bộ phận An ninh tại phòng An ninh trung tâm.

• Đăng ký vào tòa nhà và ký sổ vào và nhận thẻ nhà thầu.

• Đăng ký kê khai mang Dụng cụ, vật tư, thiết bị, tài sản vào tòa nhà và xuất trình cho nhân viên An ninh kiểm tra theo đúng nội dung đã kê khai.

2. Đăng ký làm việc với BQL.

• Trước khi đến khu vực làm việc. Nhà thầu thực hiện đăng ký làm việc trên Website hoặc quét mã QR Code

Nội dung đăng ký: cập nhật thông tin theo yêu cầu trong link đăng ký và gửi đăng ký "Thành công"

Sau khi gửi đăng ký thành công, chọn link trong thông báo để kiểm tra thông tin đã đăng ký trên hệ thống hoặc kiểm tra tin nhắn trên Zalo đã đăng ký.

Sau khi đăng ký thành công nhân viên BQL kiểm tra xác nhận đăng ký và hỗ trợ nhà thầu trong phạm vi công việc của đơn vị quản lý.

Bước 3: Trước khi ra khỏi tòa nhà thực hiện.

1. Làm việc với BQL.

Sau khi nhà thầu thực hiện hoàn thành công việc theo nội dung đã đăng ký.

• Trả lại chìa khóa phòng kỹ thuật, thẻ thang máy (nếu có mượn)

• Lập biên bản làm việc ghi rõ nội dung công việc đã thực hiện để Nhân viên kỹ thuật BQL kiểm tra ký xác nhận vào biên bản.

2. Đăng ký với bộ phận An ninh tại phòng An ninh trung tâm

• Ký sổ ra và trả thẻ nhà thầu cho bộ phận An ninh.

• Đăng ký kê khai mang Dụng cụ, vật tư, thiết bị, tài sản mang ra khỏi dự án và xuất trình cho nhân viên An ninh kiểm tra theo đúng nội dung đăng ký.

Nhà thầu cần hỗ trợ hoặc giải đáp về đăng ký làm việc vui lòng liên hệ số Hotline BQL.

Lưu ý: 

• Nhà thầu có thể đăng ký làm việc trước khi đến dự án trên trang web này.

• Các trường hợp nhân viên nhà thầu không thực hiện đăng ký theo hướng dẫn hoặc không đáp ứng các điều kiện theo quy định BQL sẽ từ chối phục vụ.

• Các trường hợp nhân viên nhà thầu không đăng ký làm việc mà tự ý đi đến các khu vực làm việc hoặc/và nhân viên nhà thầu không đeo thẻ nhà thầu trong thời gian làm việc tại tòa nhà hoặc/và đi đến các khu vực chưa đăng ký sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định của BQL.

A. ĐỐI VỚI NHÀ THẦU.

1. Đăng ký ra vào tòa nhà và đến khu vực làm việc theo quy định của BQL (Theo hướng dẫn nhà thầu đăng ký làm việc)

2. Cung cấp hồ sơ liên quan đến công việc thực hiện sửa chữa bảo trì hệ thống cơ điện.

• Hợp đồng pháp lý ký với BQT/CĐT tòa nhà... (Thể hiện rõ trách nhiệm, chi tiết danh mục, nội dung các công việc sửa chữa bảo trì hệ thống cơ điện)

• Hồ sơ năng lực của nhà thầu.

• Danh sách thông tin của các nhân sự thực hiện công việc theo hợp đồng (Theo mẫu)

• Kế hoạch, tiến độ thực hiện hợp đồng (Thể hiện rõ chi tiết danh mục, khối lượng, tiến độ công việc thực hiện)

• Quy trình bảo trì, sửa chữa liên quan đến các hạng mục công việc thực hiện theo hợp đồng.

• Check list đánh giá tình trạng và kết quả các hạng mục công việc thực hiện theo hợp đồng.

• Các bản vẽ liên quan đối với các hạng mục thi công mới, cải tạo, sửa chữa.

3. Tổ chức thực hiện hợp đồng

• Nhà thầu thực hiện theo đúng kế hoạch tiến độ của hợp đồng, Các trường hợp phát sinh hoặc thay đổi kế hoạch phải thông báo cho BQL trước khi thực hiện ít nhất 4 giờ (Trừ trường hợp khẩn cấp).

• Nhà thầu chụp ảnh/quay video ghi lạị những hình ảnh liên quan đến các hạng mục công việc trước và sau khi thực hiện gửi báo cáo nhóm Zalo (BQL sẽ thêm vào nhóm Zalo tùy theo hạng mục/nhà thầu của BQL)

• Sau khi kết thúc công việc lập Check list hoặc và Biên bản nghiệm thu để BQL ký xác nhận.

• Thông báo đề nghị nghiệm thu các hạng mục đã thực hiện (Gửi BQT/CĐT và BQL trước thời gian nghiệm thu ít nhất là 24h ). Nghi rõ thời gian, nội dung, hạng mục nghiệm thu.

3. Lập hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán.

• Sau khi kết thúc đợt bảo trì/sửa chữa nhà thầu lập hồ sơ gốc gửi BQL như sau:

+ Báo cáo tình trạng hoạt động của hệ thống sau khi thực hiện công việc hoàn thành (Nếu rõ chi tiết tình trạng, đề nghị, khuyến cáo kèm hình ảnh liên quan...)

+ Check list hoặc và Biên bản nghiệm thu đã được BQL ký xác nhận.

+ Hóa đơn GTGT (nếu có)

+ Giấy đề nghị thanh toán

+ Bảng kê chứng từ thanh toán

B. ĐỐI VỚI BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ

1. Tiếp nhận thông tin/hồ sơ và hỗ trợ nhà thầu trong phạm vi công việc.

2. Bố trí nhân sự phối hợp và hỗ trợ.

• Tiếp nhận, hỗ trợ giải quyết các vướng mắc trong phạm vi của BQL.

• Kiểm tra, giám sát quá trình nhà thầu thực hiện công việc theo hợp đồng.

• Ký xác nhận công việc nhà thầu đã thực hiện.

3. Chuyển hồ sơ liên quan đến BQT/CĐT ngay sau khi nhà thầu hoàn thành hồ sơ.

C. CÁC VẤN ĐỀ KHÁC (Do chủ thể của hợp đồng thực hiện)